Ghiduri pas cu pas

Documentele de calificare: certificat constatator ONRC, certificat fiscal, cazier

Ce dovedesc documentele de calificare, când le declari în DUAE, când le depui ca dovezi și ce faci dacă îți lipsește unul.

Pe scurt

La depunerea ofertei nu atașezi de regulă certificatele. Completezi DUAE, o declarație pe propria răspundere, pe care autoritatea o acceptă ca dovadă preliminară.¹ Documentele propriu-zise (înregistrarea firmei, situația fiscală, cazierul) ți se pot cere oricând în procedură.² Când primești cererea, ai cel mult 5 zile lucrătoare să le depui. Altfel riști excluderea.³

Pașii

Citește fișa de date și DUAE generat de autoritate. Autoritatea marchează în DUAE câmpurile pentru care trebuie să dai referințe, după cerințele din documentație.⁴ Dacă DUAE și anunțul spun lucruri diferite, contează anunțul.⁵ Notează exact ce documente se cer și în ce formă.

Completezi DUAE pentru ofertă. Prin DUAE declari că nu ești într-o situație de excludere și că îndeplinești criteriile cerute.¹ Tot în DUAE indici autoritatea sau terțul care emite documentele justificative. Declari oficial că le furnizezi la cerere și fără întârziere.⁶ Dacă autoritatea poate lua documentele direct dintr-o bază de date, treci în DUAE datele necesare, de exemplu adresa de internet a bazei de date.⁷

Pregătește dovada înregistrării firmei. Autoritatea are dreptul să ceară documente care dovedesc forma de înregistrare și, după caz, atestarea sau apartenența profesională.⁸ Pentru o firmă din România, acesta e de obicei certificatul constatator de la Registrul Comerțului. Verifică în fișa de date ce informații trebuie să conțină.

Pregătește dovada situației fiscale. Pentru sediul principal prezinți documente din care reiese că nu ai încălcat obligațiile de plată la bugetul general consolidat.⁹ Pentru sediile secundare și punctele de lucru dai o declarație pe propria răspundere că ți-ai plătit impozitele, taxele și contribuțiile.¹⁰ În practică, pentru sediul principal se folosesc certificatele de atestare fiscală. Verifică în documentație ce emitent și ce perioadă se cer.

Pregătește cazierul și celelalte dovezi pentru motivele de excludere. Autoritatea trebuie să accepte documentele considerate edificatoare în țara ta, de exemplu certificate sau caziere judiciare.¹¹ Dacă în țara ta nu se emit asemenea documente, autoritatea trebuie să accepte o declarație pe propria răspundere sau, după caz, o declarație autentică, de exemplu dată în fața unui notar.¹²

Dacă te bazezi pe un terț susținător, ai nevoie și de DUAE-ul lui. Terțul completează DUAE separat, împreună cu angajamentul de susținere.¹³

Când primești cererea de documente, depune-le în termen. Ai cel mult 5 zile lucrătoare de la primirea solicitării, sub sancțiunea excluderii.³ Dacă nu reușești, poți cere prelungirea cu cel mult 5 zile lucrătoare, cu o solicitare motivată.¹⁴ Autoritatea te poate invita și să completezi sau să clarifici documentele depuse.¹⁵

Sursele de mai sus nu spun cât e valabil fiecare document și nici de unde exact îl obții. Caută aceste detalii în fișa de date. Dacă nu sunt clare, cere o clarificare înainte de termenul de depunere.

Greșeli frecvente

Aștepți cererea ca să începi să cauți documentele. Termenul de 5 zile lucrătoare e scurt.³ Află din timp cât durează eliberarea fiecărui document și ce valabilitate cere documentația.
Crezi că orice datorie la buget te scoate automat din licitație. Nu ești exclus dacă, înainte de decizia de excludere, plătești ce datorezi.¹⁶ La fel, nu ești exclus dacă beneficiezi, în condițiile legii, de eșalonare sau de alte facilități la plată.¹⁷ Dacă vezi o datorie pe certificat, rezolv-o cât mai repede și păstrează dovada.
Uiți de sediile secundare. Pentru ele legea cere o declarație pe propria răspundere, separat de documentele pentru sediul principal.¹⁰
Completezi DUAE pe fugă. DUAE e o declarație pe propria răspundere actualizată.¹ Ce declari acolo trebuie să poți dovedi apoi cu documentele cerute.
Nu ceri prelungire când ai nevoie. Prelungirea nu vine de la sine. O ceri tu, motivat.¹⁴
Ești firmă străină și crezi că trebuie documente românești. Autoritatea trebuie să accepte documentele edificatoare din țara ta.¹¹

Unde găsești textul oficial

Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice: art. 165 (datoriile la buget), art. 168 (documentele din țara de origine), art. 173 (înregistrarea), art. 193 (DUAE) și art. 196 (documentele justificative).
HG nr. 395/2016, normele de aplicare: art. 20 (cum generează autoritatea DUAE și ce prevalează la discrepanțe).
Folosește forma consolidată, actualizată, a fiecărui act. Pentru cerințele concrete ale licitației tale, citește fișa de date și anunțul de participare.

Întrebări frecvente

Trebuie să atașez certificatul fiscal și cazierul la ofertă?

De regulă nu. La depunere, autoritatea acceptă DUAE ca dovadă preliminară în locul certificatelor. Documentele ți se pot cere ulterior, în orice moment al procedurii. Verifică totuși ce cere fișa de date.

Cât timp am să depun documentele după ce mi le cere autoritatea?

Cel mult 5 zile lucrătoare de la primirea solicitării, sub sancțiunea excluderii. Poți cere o prelungire de cel mult 5 zile lucrătoare, cu o solicitare motivată.

Am o datorie la buget. Sunt exclus?

Nu ești exclus dacă, înainte de decizia de excludere, plătești ce datorezi. La fel, nu ești exclus dacă beneficiezi, în condițiile legii, de eșalonare sau de alte facilități la plată.

Ce depun pentru punctele de lucru?

Pentru sediile secundare și punctele de lucru dai o declarație pe propria răspundere privind plata obligațiilor la buget.

Surse și citate

1.Legea 98/2016 privind achizițiile publice, art. 193 (forma consolidată la 24 mai 2024)„Autoritatea contractantă acceptă la momentul depunerii solicitărilor de participare sau ofertelor DUAE, constând într-o declarație pe propria răspundere actualizată, ca dovadă preliminară în locul certificatelor eliberate de către autoritățile publice sau de către terți”
2.Legea 98/2016 privind achizițiile publice, art. 196 (forma consolidată la 24 mai 2024)„Autoritatea contractantă poate solicita candidaților/ofertanților să depună toate sau o parte dintre documentele justificative ca dovadă a informațiilor cuprinse în DUAE, în orice moment pe durata desfășurării unei proceduri de atribuire”
3.Legea 98/2016 privind achizițiile publice, art. 196 (forma consolidată la 24 mai 2024)„Documentele solicitate vor trebui depuse de către candidați/ofertanți, sub sancțiunea excluderii, în termen de cel mult 5 zile lucrătoare de la primirea solicitării din partea autorității contractante”
4.Normele metodologice aprobate prin HG 395/2016, art. 20 (forma consolidată la 25 februarie 2026)„marcând câmpurile din formular pentru care trebuie prezentate referințe de către operatorii economici, corespunzător respectivelor cerințe”
5.Normele metodologice aprobate prin HG 395/2016, art. 20 (forma consolidată la 25 februarie 2026)„În cazul în care există discrepanțe între informațiile prevăzute în DUAE și cele prevăzute în anunțul de participare/simplificat/de concurs, prevalează informațiile din anunț”
6.Legea 98/2016 privind achizițiile publice, art. 193 (forma consolidată la 24 mai 2024)„o declarație oficială care să ateste că operatorul economic are obligația să furnizeze, la cerere și fără întârziere, documentele justificative respective”
7.Legea 98/2016 privind achizițiile publice, art. 193 (forma consolidată la 24 mai 2024)„în mod direct, prin accesarea unei baze de date, DUAE cuprinde, de asemenea, informațiile solicitate în acest scop, cum ar fi adresa de internet a bazei de date”
8.Legea 98/2016 privind achizițiile publice, art. 173 (forma consolidată la 24 mai 2024)„Autoritatea contractantă are dreptul de a solicita oricărui operator economic să prezinte documente relevante care să dovedească forma de înregistrare și, după caz, de atestare ori apartenență din punct de vedere profesional”
9.Legea 98/2016 privind achizițiile publice, art. 165 (forma consolidată la 24 mai 2024)„operatorul economic prezintă pentru sediul principal documente din care să reiasă neîncadrarea în prevederile”
10.Legea 98/2016 privind achizițiile publice, art. 165 (forma consolidată la 24 mai 2024)„iar pentru sediile secundare/punctele de lucru, o declarație pe propria răspundere privind îndeplinirea obligațiilor de plată a impozitelor, taxelor sau contribuțiilor la bugetul general consolidat datorate”
11.Legea 98/2016 privind achizițiile publice, art. 168 (forma consolidată la 24 mai 2024)„orice document considerat edificator, din acest punct de vedere, în țara de origine sau în țara în care ofertantul/candidatul este stabilit, cum ar fi certificate, caziere judiciare sau alte documente echivalente emise de autorități competente din țara respectivă”
12.Legea 98/2016 privind achizițiile publice, art. 168 (forma consolidată la 24 mai 2024)„autoritatea contractantă are obligația de a accepta o declarație pe propria răspundere sau, dacă în țara respectivă nu există prevederi legale referitoare la declarația pe propria răspundere, o declarație autentică dată în fața unui notar”
13.Legea 98/2016 privind achizițiile publice, art. 193 (forma consolidată la 24 mai 2024)„DUAE, împreună cu angajamentul de susținere, trebuie să fie completat separat și de către terțul/terții susținător (i) pe a căror capacitate se bazează ofertantul/ candidatul”
14.Legea 98/2016 privind achizițiile publice, art. 196 (forma consolidată la 24 mai 2024)„cu posibilitatea de prelungire cu maximum 5 zile lucrătoare, la solicitarea motivată a candidatului/ofertantului respectiv.”
15.Legea 98/2016 privind achizițiile publice, art. 196 (forma consolidată la 24 mai 2024)„Autoritatea contractantă poate invita candidații/ofertanții să completeze sau să clarifice documentele prevăzute la”
16.Legea 98/2016 privind achizițiile publice, art. 165 (forma consolidată la 24 mai 2024)„Operatorul economic nu este exclus din procedura de atribuire dacă, anterior deciziei de excludere, își îndeplinește obligațiile prin plata impozitelor, taxelor sau contribuțiilor la bugetul general consolidat datorate”
17.Legea 98/2016 privind achizițiile publice, art. 165 (forma consolidată la 24 mai 2024)„sau beneficiază, în condițiile legii, de eșalonarea acestora ori de alte facilități în vederea plății acestora”

Verificat la 31 octombrie 2026: fiecare citat a fost găsit literal în sursă, legile în forma consolidată de pe legislatie.just.ro (Legea 98/2016 privind achizițiile publice: 24 mai 2024; Normele metodologice aprobate prin HG 395/2016: 25 februarie 2026). Explicațiile sunt orientative: documentația licitației și legea au întâietate, iar deciziile CNSC privesc cazuri concrete. Ai găsit o greșeală? Spune-ne.